Клиническая лаборатория является фундаментальным подразделением, обеспечивающим диагностику, прогностику, контроль лечения и профилактику различных патологий человека. Его основная роль — получение надежных, воспроизводимых и своевременных результатов, которые помогут принять клинические решения. Его работа требует поддержания эффективного и скоординированного рабочего процесса с другими службами в рамках строгой системы, которая обеспечит качество результатов на преаналитическом, аналитическом и постаналитическом этапах.
В настоящее время благодаря стандартизации методологий in vitro, усовершенствованию приборного обеспечения, наличию квалифицированного персонала и внедрению лабораторных информационных систем обеспечивается повышение эффективности и снижение коэффициента ошибок как на аналитическом, так и на постаналитическом этапе . прослеживаемость клинических образцов и предоставление ценной управленческой информации для поддержки постоянного улучшения. Однако преаналитический этап связан с большим количеством ошибок, представляя собой один из самых сложных этапов для контроля, поскольку он имеет ряд переменных и несколько критических точек, которые требуют улучшения (биологические, экологические, и технические факторы). Этот этап можно разделить на внелабораторный этап (заказ на анализы, подготовка пациентов, сбор образцов, транспортировка и временное хранение) и внутрилабораторный этап (прием, прием и маркировка образцов, центрифугирование, распределение и подготовка аликвотирования образцов для анализа).
Бережливое производство — это модель управления, заимствованная из производственной системы Toyota, впервые реализованная на японском автомобильном заводе, которая делает упор на устранении потерь и шагов, не добавляющих ценности в условиях ограниченных ресурсов, поддержании удовлетворенности пациентов. Основами этой модели являются постоянное совершенствование и уважение к людям, а ее философия работы направлена на использование человеческого персонала и имеющихся ресурсов для улучшения обслуживания пользователей. Имеющиеся данные подтверждают идею о том, что применение методологии Lean в медицинских учреждениях и особенно в клинических лабораториях может улучшить рабочий процесс и производительность. Что касается моделей улучшения, включенных в преаналитический этап, то в настоящее время имеется мало доказательств того, что эти модели оказали большое влияние на сокращение сроков предоставления результатов клинических испытаний.
Цели проекта заключались в сокращении сроков обработки лабораторных результатов, максимизации рабочего процесса и устранении отходов за счет внедрения некоторых принципов модели бережливого управления на преаналитическом этапе клинической лаборатории. Прежде чем улучшать процесс, мы также позаботились о том, чтобы другие службы и подразделения были проинформированы и готовы помочь с изменениями в рабочем процессе.
Материалы и методы
Где проходило исследование
Это исследование представляет собой анализ улучшений процессов до и после в клинической лаборатории больницы доктора Эрнана Энрикеса Аравены в Темуко, Чили. Эта лаборатория высокой сложности выполняет анализы в области гематологии и гемостаза, клинической биохимии, микробиологии, туберкулеза, серологии, проточной цитометрии и молекулярной биологии. Он проводит около 3,5 миллионов тестов в год и оснащен лабораторной информационной системой Labcore (LIS), которая позволяет проверять результаты анализаторов и передавать их в компьютеризированную систему учета, обеспечивая отслеживаемость клинических образцов. Внутрилабораторный преаналитический участок больницы подразделяется на отделения приема, приема, маркировки, центрифугирования и распределения, в нем работают один медицинский технолог (МТ) и семь фельдшеров (ПМТ). В больнице 720 коек, из которых 60 закреплены за отделениями интенсивной терапии (ОРИТ, ИТЭ).
Обучение бережливому производству
В период с декабря 2017 года по январь 2018 года прошла реализация проекта «Бережливое производство», обучение персонала методологии «Бережливое здравоохранение» и мероприятие «Кайдзен».
Сбор и анализ данных
Для улучшения процесса сравнительного анализа для достижения нашей цели были выбраны параметры глюкозы и гематокрита. Гликемию измеряли с помощью систем ARCHI-TECT 2000 и ARCHITECT ci8200, тогда как гематокрит измеряли с помощью гематологического анализатора ADVIA 2120i. Основными измеряемыми результатами были сроки обработки (TT) для отдельных методов тестирования, определяемые как временной интервал между поступлением образца в лабораторию и окончательным результатом.
Проведен анализ 6648 данных, извлеченных из системы ЛИС пациентов медицинской (М) и неотложной помощи взрослым (АЭС). Исследование было одобрено Комитетом по этике исследований Католического университета Темуко.
Образцы были собраны бригадой флеботомистов с использованием стандартизированных методов и поступили во внутрилабораторный преаналитический отдел в первом квартале 2017 года (до вмешательства) и первом квартале 2018 года (после вмешательства) в рабочее время.
База данных была разделена на четыре группы: а) Глюкоза - Служба неотложной помощи для взрослых (Глюкоза-AES); б) Глюкоза - Лекарство (Глюкоза-М); в) Гематокрит – Служба неотложной помощи для взрослых (Гематокрит-AES) г) Гематокрит – Лекарство (Гематокрит-М).
Чтобы измерить влияние вмешательства в соответствии с маршрутизацией пробы через лабораторию, каждая группа была разделена на четыре сегмента:
Прием-распределение проб (R-D), которое учитывает прием проб у окна или пневматическую доставку. системы до их распределения внутри внутрилабораторного преаналитического отдела;
Распределительный участок (Д-С), который рассматривает распределение проб внутри внутрилабораторного преаналитического отдела до момента их поступления в отделения Клинической Биохимии и Гематологии;
Раздел-результат (СР), учитывающий от момента поступления пробы до аналитических участков;
и проверка результатов (RV), которая включает в себя период от результата анализа до его проверки.
Анализ данных
Анализ данных проводили с использованием статистического программного обеспечения Graph Pad Prism версии 6.0 (Сан-Диего, Калифорния, США). Для анализа нормальности использовали критерий Колмогорова-Смирнова, а для независимых выборок использовали U-критерий Манна-Уитни, а p<0,05 считали статистически значимым. Для этого анализа среднее время за 2017 год считалось равным 100% по сравнению со временем, полученным для 2018 года.
Полученные результаты
Внутрилабораторный преаналитический этап Рабочий процесс до внедрения
На рисунке 1А показан рабочий процесс в клинической лаборатории в период до внедрения. В этот период образцы и бланки заявок поступают в приемную лаборатории по пневмосистеме доставки или прямо к окну. После поступления проб в секцию осуществляли их приемку, маркировку, центрифугирование и распределение. В преаналитическом разделе на пути прохождения образцов наблюдался прерывистый поток независимо от единицы происхождения (рис. 1А), что приводило к скоплению клинических образцов и задержке регистрации данных в системе LIS. Более того, рабочий процесс и функции персонала не позволяли обеспечить адекватную координацию для обеспечения непрерывного потока проб. Функции персонала на этапе до внедрения, на котором эти функции не были четко установлены, что приводит к перегрузке работы части персонала (PMT3) и, как следствие, к задержке потока проб в определенных зонах лаборатории.
Рисунок 1 A. Рабочий процесс до внедрения. B. рабочий процесс после внедрения, маршрут отбора клинических образцов в соответствии с функциями персонала.
Используя информацию, полученную в результате наших наблюдений и интервью с персоналом лаборатории (ПМТ: фельдшер; МТ: медицинский технолог), мы перепроектировали преаналитический процесс, используя принципы бережливого управления. При реорганизации процесса мы использовали те же лабораторные помещения и персонал для преаналитических функций, хотя и с перераспределением функций. Более того, форма запроса будет оставаться вместе с образцом на протяжении всего процесса ввода в систему и процесса маркировки, создавая непрерывный и однонаправленный поток. Переработанная карта процесса показана на рисунке B.
Лабораторная инфраструктура
В период до внедрения лаборатория располагалась в трех физических помещениях (прием проб, распределение и центрифугирование), где прием проб и их отслеживание были физически разделены, что затрудняло общение между сотрудниками обоих отделов. Каждая из этих зон была разделена тремя дверями для входа и выхода персонала, распределения проб и разделения зон отслеживания и центрифугирования. Кроме того, газоанализационное оборудование располагалось на некотором расстоянии от секции слежения, что усложняло поток проб. На этапе внедрения была снесена стена, отделяющая зону приема от зоны распределения, что привело к улучшению потока и маршрутизации проб, также были перенесены артериальные газоанализаторы, выделено помещение и центрифуга исключительно для использования в приоритетных пробах. Для персонала лаборатории был установлен единый путь доступа и выхода, а дверь для распределения проб была заблокирована.
Новый рабочий процесс после внедрения
После внедрения была проведена реорганизация персонала лаборатории, их функции были перераспределены и разграничены в соответствии с новой схемой работы, вдохновленной методологией Lean, создающей ротационные схемы работы, поощряющей командную и совместную работу. Хотя штат лаборатории сохранился. На рисунке 1B представлена реорганизация лабораторного рабочего процесса (период после внедрения) и перераспределение функций ГУП для создания непрерывного и однонаправленного потока, устанавливающего приоритеты в зависимости от исходной службы. При этом приоритетность устанавливается ГУП зоны приема проб в соответствии с перечнем приоритетов в зависимости от происхождения, степени срочности и вида исследования, а также для оказания помощи на преаналитических участках и обеспечения необходимыми расходными материалами для взятия проб ( ПМТ1 и ПМТ2) под руководством медицинского технолога отделения. Дополнительно было осуществлено распределение функции «оцифровки и маркировки» в зависимости от типа полученного образца (приоритетный, стационарный и культуральный) для PMT3, PMT4 и PMT5 соответственно, что оптимизировало время входа в систему и анализа образцов. . Более того, в результате внедрения было установлено, что медицинский рецепт будет оставаться вместе с образцом на протяжении всего процесса поступления в систему и маркировки.
Что касается процесса центрифугирования и распределения, необходимо проверить состояние образца, прежде чем приступить к этим процессам, и образцы могут быть выброшены, если это будет сочтено необходимым. Образцы, соответствующие стандартам, отслеживаются системой, что позволяет отслеживать их путь по различным отделам лаборатории. Впоследствии они центрифугируются в соответствии с приоритетом, используя центрифуги исключительного назначения для обработки срочных проб. Наконец, образцы отправляются во внутреннее окно распределения, где для наглядности и ускорения процесса распределения был установлен стол с разными цветами (представляющими каждую секцию). Кроме того, эти парамедицинские специалисты могут оказать поддержку на участке окна (прием, допуск/маркировка), отборе проб, обслуживании расходных материалов, обработке проб мочи и замене материалов при необходимости.
Кайдзен событие
На рисунке 2 представлены сроки выполнения (от прибытия образца в лабораторию до его проверки) для тестов на глюкозу и гематокрит до и после внедрения. После внедрения наблюдалось значительное снижение лабораторного уровня TT для глюкозы-AES (от 84 до 73 минут, 13%, p < 0,05, до и после). Напротив, несмотря на сокращение времени приема «Глюкоза-М» (от 119 до 106 минут, 10,7%, p = 0,1530, до и после), «Гематокрит-М» (от 90 до 89 минут, 1,2%, p = 0,9503 до и после ) и гематокрит-AES (54–53 мин, 0,3%, p = 0,1468 до и после), результаты не были статистически значимыми.
На рисунке 2 представлены сроки выполнения (от прибытия образца в лабораторию до его проверки) для тестов на глюкозу и гематокрит до и после внедрения.
После внедрения наблюдалось значительное снижение лабораторного уровня TT для глюкозы-AES (от 84 до 73 минут, 13%, p < 0,05, до и после). Напротив, несмотря на сокращение времени приема «Глюкоза-М» (от 119 до 106 минут, 10,7%, p = 0,1530, до и после), «Гематокрит-М» (от 90 до 89 минут, 1,2%, p = 0,9503 до и после ) и гематокрит-AES (54–53 мин, 0,3%, p = 0,1468 до и после), результаты не были статистически значимыми.
При анализе по сегментам в промежуточной фазе (преаналитическая фаза RD+DS; рис. 3) наблюдалось стабильное снижение показателя Гематокрит М – AES. С другой стороны, при проведении аналитической (S-R; Глюкоза M – AES) и постаналитической (R-V; Гематокрит M – AES) фаз (данные не показаны) было определение сроков выполнения работ (p<0,05). Однако в СР; Гематокрит М – АЭС и в Р-В; Глюкоза М – АЭС, наблюдалось увеличение ТТ.
Рисунок 3
Сравнение времени выполнения тестов на гематокрит и глюкозу в медицинских (M) и службах неотложной помощи для взрослых (AES), преаналитический этап (разделы R-D и D-S)
Среднее и стандартное отклонение. NS означает отсутствие статистических различи
Обсуждение
В системе больничной помощи имеются критические моменты, влияющие на оперативность и своевременность внимания пользователей, которые подлежат усовершенствованию. Было замечено, что для решения этой проблемы применение методологии Lean в медицинских учреждениях и особенно в клинических лабораториях может улучшить рабочий процесс, повышая удовлетворенность пациентов за счет эффективного предоставления результатов тестового анализа. Бережливое производство делает упор на устранении ненужных шагов, которые не приносят добавленной стоимости, в контексте ограниченных финансовых ресурсов с точки зрения площади, оборудования и человеческого капитала.
Анализ, проведенный на этапе до вмешательства, позволил выявить критические точки, которые можно было изменить, и позволил внести изменения в функции персонала лаборатории, рабочий процесс и инфраструктуру. Что касается рабочего процесса в лаборатории, корректировки привели к созданию непрерывного и однонаправленного потока (рис. 1В), отдавая приоритет работе в соответствии с службой происхождения. Таким образом, во время приема образцов было установлено, что ПЛТ1 и ПЛТ2 должны изучить их состояние и проверить наличие в форме запроса данных о пациенте, его происхождении, требуемом тестировании, информированном согласии, при необходимости, и подписи запрашивающего врача. Несоблюдение этих требований должно быть зафиксировано и уведомлено как причина отклонения. Во время оцифровки образцов в системе LIS была создана новая контрольная точка для проверки полноты информации, содержащейся в требованиях к испытаниям и образце. В случае, если образец непригоден, эти наблюдения необходимо внести в систему ЛИС, отметив критерий отклонения и запросив новый образец. Результаты показывают, что вмешательство, основанное на методологии Lean, значительно сократило время обработки показателей глюкозы, выдаваемых службой неотложной помощи для взрослых.
Чтобы увидеть, окажет ли вмешательство на преаналитическом этапе влияние на другие отделы лаборатории, сегменты маршрутизации проб были проанализированы с точки зрения приема-распределения (R-D); распределение-секция (DS), секция-результат (S-R) и проверка результата (R-V), показывая, что вмешательство сократило время выполнения работ на внутрилабораторном преаналитическом этапе (рис. 3). Однако такие же результаты не наблюдались на аналитическом и постаналитическом этапах (данные не показаны), где в некоторых случаях время обработки увеличивалось.
Аналогично Морону-Кастанеде и др. было достигнуто сокращение времени анализа и получения результатов, что позволило сократить время выполнения работ до 9 минут и повысить удовлетворенность клиентов.
Хотя анализ каждого сегмента показал, что время ответа сокращается, inS-R; Гематокрит M–AES и R-V; Глюкоза M–AES наблюдалось увеличение времени отклика, что свидетельствует о необходимости систематизировать и рассмотреть всю модель, включая процессы на аналитической и постаналитической фазах. Наблюдаемые результаты можно частично объяснить тем фактом, что улучшение на преаналитическом этапе привело к более интенсивному рабочему процессу в последующих областях (аналитическом и постаналитическом), а также потому, что увеличился спрос на тесты. запросов в 2018 году. Вышеизложенное поддерживает идею улучшения аналитического этапа в этом направлении лаборатории. Фактические данные показывают, что оптимизация рабочего процесса во всех его областях с помощью модели управления позволит оптимизировать процесс, создавая непрерывный поток как для образцов, так и для оператора.
Реорганизация структуры лаборатории позволила оптимизировать ресурсы, улучшить динамику рабочего процесса и потребности, принимая во внимание, что не было реализовано ни одной единой организационной модели. Что касается удовлетворенности персонала, отзывы были положительными, показывая, что вмешательство способствовало лучшему определению функций каждого члена команды. Ограничением исследования является то, что оно проводилось только в одном учреждении, и результаты могут оказаться неприменимыми в других клинических лабораториях с совершенно разными рабочими процессами. Наконец, не оценивалась удовлетворенность пользователей, что позволило бы установить новые критерии, которые необходимо было бы изменить для достижения постоянного улучшения этих устройств.
Заключение
Результаты показывают, что методология Lean применима для улучшения преаналитического этапа в лаборатории, ускоряя сроки предоставления результатов клинических испытаний. Это исследование подтверждает полезность применения модели Lean для повышения эффективности диагностических процессов и стало одним из первых опытов в Чили по использованию этой методологии в клинических лабораторных условиях.
Вмешательство, проведенное в этом исследовании, было достигнуто с минимальными финансовыми инвестициями (за исключением структурных модификаций), посредством оптимизации командной работы и уверенного общения, без каких-либо кадровых изменений и содействия внедрению культуры постоянного улучшения в лаборатории.