Методология «бережливого производства и шести сигм» повышает эффективность клинических лабораторий и сокращают время выполнения работ

Основная роль клинической лаборатории заключается в получении надежных, воспроизводимых, точных, своевременных и правильно интерпретированных результатов испытаний, которые помогут принять клинические решения; конечной целью должно быть обеспечение желаемых клинических результатов. Для достижения этой цели лаборатории должны обеспечить и поддерживать качество всех лабораторных процессов, уделяя при этом особое внимание экономической эффективности. В настоящее время клиническим лабораториям приходится справляться с растущей рабочей нагрузкой с более широким спектром параметров с тем же (или меньшим) количеством сотрудников и при этом обеспечивать стабильные результаты с сокращением сроков выполнения работ (ТАТ) и с максимальным качеством. Лаборатории влияют на более чем 70% важных медицинских решений, таких как прием, лечение и выписка пациентов, но составляют <5% всех затрат на здравоохранение. Тем не менее, клинические лаборатории находятся под растущим давлением, требующим сокращения затрат при сохранении или даже улучшении качества. стандарты. Продолжающееся расширение диагностических лабораторных исследований в рамках существующих бюджетных ограничений требует дальнейших усилий по сохранению доступных затрат. Один из способов достижения этой цели — упростить весь лабораторный процесс и исключить «отходы» не только на аналитическом этапе, но и на этапе анализа. также на пре- и постаналитическом этапе. Концепция бережливого производства — это инструмент повышения качества, который фокусируется на обеспечении «ценности» и повышении производительности за счет систематического устранения потерь, которые мы определяем как все, что не добавляет ценности конечному продукту или услуге.

Шесть сигм — это стратегия управления качеством, которая прилагает усилия для улучшения качества процессов и фокусируется на выявлении и устранении дефектов. Дефектом считается все, что вызывает недовольство, включая ненужные процессы и услуги. Он использует структурированную методологию решения проблем, описанную аббревиатурой «DMAIC», что означает «Определить, измерить, проанализировать, улучшить и контролировать». Таким образом, «бережливое производство и шесть сигм» (LSS) представляет собой сочетание двух разных стратегий, которые снижают неэффективность и повышают качество.

В нашей центральной лаборатории мы провели бережливое картирование для выявления источников задержек проб, потенциальных биологических опасностей и стадий, подверженных медицинским ошибкам, в зоне приема проб и в главной лаборатории. Крайне важно хорошо понимать весь процесс сбора проб, транспортировки в лабораторию, подготовки проб, аналитических процедур, постаналитической обработки проб и проверки результатов, чтобы разработать подходящие решения для лаборатории. Нашей основной целью было сократить количество ТАТ за счет упрощения процесса, повысить качество за счет уменьшения количества ошибок и защитить наш персонал от потенциальных биологических опасностей. Мы диагностировали проблемы во время рабочего процесса, устранили шаги, которые не повышают ценность конечного продукта, улучшили поток образцов и сократили время транспортировки образцов согласно DMAIC.

Ежегодно наша центральная лаборатория обрабатывает более 650 000 проб и выдает около 6,5 миллионов результатов анализов, при этом рабочая нагрузка ежегодно увеличивается на 5–6%. Поскольку это центральная лаборатория, она проводит специализированные анализы в области клинической химии, эндокринологии, микробиологии, серологии и иммунологии. Пиковый период, в течение которого образцы поступают в лабораторию, приходится на 09:00 утра, и нагрузка не ослабевает до раннего вечера (рис. 1).

Это исследование представляло собой продольный анализ улучшений процессов «до и после» в центральной лаборатории университетской больницы. Группа по повышению качества собрала данные о задержках в приемной и извлекла данные о сроках выполнения работ из информационной системы лаборатории.

Исследование проводилось в центральной лаборатории клинической больницы Университета Чукурова в Адане, Турция, насчитывающей около 1000 коек. Лаборатория аккредитована Объединенной международной комиссией с 2006 года, что делает ее первой аккредитованной клинической лабораторией в университетской больнице в Турции.

2.3.1.Предварительное вмешательство
У стационарных пациентов образцы собираются в палатах, в основном медсестрами и интернами, а затем штрих-кодируются и отправляются в приемное отделение центральной лаборатории через систему пневматических трубок. У амбулаторных пациентов образцы собираются опытной командой флеботомистов из семи медсестер в зоне сбора проб и отправляются в зону приема проб через систему пневматических трубок. Соответствующие количественно адекватные образцы принимаются, сортируются и отправляются в главную лабораторию, где проводятся анализы. Результаты анализов проверяются и интерпретируются (при необходимости), а затем распространяются через электронную информационную систему больницы.

2.3.2. Вмешательство
Вмешательство представляло собой целенаправленную реорганизацию лабораторного процесса на основе бережливого производства. Основная цель заключалась в сохранении шагов, приносящих пользу, и устранении источников потерь. Поскольку концепция бережливого производства дополняет «Шесть сигм» и их можно объединить для создания LSS, была использована пятиступенчатая система «Шесть сигм», известная как DMAIC.

Основными измеряемыми результатами были лабораторные ТАТ для отдельных тестов, определяемые как временной интервал между сбором проб и окончательным результатом; общее время задержки в зоне приема проб и процент шагов, на которых могут быть допущены медицинские ошибки или которые могут подвергнуть персонал биологическим опасностям в общем процессе.

Данные были извлечены из лабораторной информационной системы как для периода до, так и после вмешательства. Время задержки в зоне приема измерялось в разные дни недели и рассчитывалось среднее время задержки. Действия, требующие обработки образцов (сортировка, аликвотирование и т. д.), считаются потенциальными биологическими опасностями, а действия, требующие повторного кодирования по какой-либо причине (например, некачественные штрих-коды, ошибочно маркированные пробирки), считаются потенциальными источниками медицинских ошибок. Анализ данных проводился с помощью статистического программного обеспечения Minitab версии 17 (Minitab, Ltd., Ковентри, Великобритания). Различия между двумя пропорциями оценивались с помощью точного критерия Фишера, и P<0,05 считалось статистически значимым.

В приемной ошибочно маркировали от 250 до 300 пробирок в день, или 25-30% всех проб. Это произошло из-за отсутствия обучения и низкого качества штрих-кодов. Образцы из амбулаторного отделения имели правильный штрих-код, поскольку бригада флеботомистов была хорошо обучена, хотя по-прежнему оставались проблемы из-за низкого качества штрих-кодов. Каждый ошибочный штрих-код необходимо было заменить новым напечатанным штрих-кодом, и этот шаг занимал много времени, увеличивал риск воздействия биологических опасностей для персонала и был склонен к ошибкам в маркировке. Необходимость замены штрих-кодов для 300 образцов из 1000 в среднем означает, что 30% образцов были связаны с медицинскими ошибками и потенциальной биологической опасностью. Среднее время замены штрих-кода, зафиксированное командой Lean, составило 45 секунд (сотрудникам приходилось проверять пациента в информационной системе больницы, удалять ошибочный штрих-код, распечатывать новый и перемаркировать образец). Для 300 ошибочно маркированных образцов это составило 3 часа 45 минут потерянного времени.

Сначала мы провели переобучение персонала отделений, включая медсестер и интернов, используя письменные и визуальные материалы, а затем провели практическое обучение на месте, подчеркнув важность правильного штрих-кодирования для безопасности пациентов (рис. 2). Штрих-коды низкого качества были выброшены и приобретены новые штрих-коды высокого качества. В течение этого периода обучения команда Lean оценила влияние обучения, подсчитав неправильно помеченные штрих-коды, и заметила снижение. Три месяца спустя мы повторили исследование и обнаружили, что количество неправильно помеченных штрих-кодов снизилось до 25–30 в день (рис. 3). Это сократило потерянное время с 3 часов 45 минут до 22,5 минут, сэкономив 3 часа 22,5 минуты в день. Кроме того, процент проб, связанных с медицинскими ошибками и потенциальным биологическим риском, снизился с 30% до 3% (P=0,0000).

Хотя лаборатория получает электронные заказы с 2006 года, письменные формы заявок все еще используются, и за сортировку этих форм отвечает один человек. Эти шаги, не добавляющие ценности, считались расточительством; мы исключили письменные формы, что сэкономило около 1 часа в день (рис. 3). Этот бережливый анализ также улучшил результаты ТАТ для срочных выборок, которые столкнулись с теми же проблемами, описанными выше. К концу исследования средний показатель TAT улучшился на 9 минут (99% ДИ: 8-11 минут), и это достижение сохранялось в последующие месяцы (рис. 4).

Основная задача клинической лаборатории – улучшение клинических результатов за счет своевременного предоставления точных результатов. Хотя рабочие процессы в большинстве аккредитованных лабораторий хорошо продуманы, все же существуют недостатки, которые могут повлиять на качество, такие как ненужное дублирование услуг, длительное время ожидания и задержки. В нашей больнице удовлетворенность пациентов во многом зависит от сроков получения результатов анализов, и длительное время ожидания считается основной причиной недовольства пациентов. Бережливое производство — это жизнеспособная методология повышения эффективности и результативности клинических лабораторных процедур. Методологии управления качеством «Шесть сигм» дополняют Lean и могут легко применяться в любой клинической лаборатории.

Исследование «до и после», проведенное Мороном и др., показало, что удовлетворенность пациентов повысилась, а количество жалоб на задержки сократилось после применения методологии Lean в их лаборатории. В других исследованиях рассматривалась важность бережливого производства в лабораториях анатомии и хирургической патологии для повышения точности диагностических и молекулярных исследований, сокращения ТАТ и повышения удовлетворенности врачей и пациентов, Даже отказ от ненужных прогулок по лаборатории может повысить удовлетворенность и качество исследований.

Применение концепций бережливого производства в лабораторной среде можно использовать для изучения ее нормальной работы, выявления типичных проблем и, в конечном итоге, улучшения процессов и качества медицинской помощи. Отделения флеботомии — одна из наиболее важных частей клинической лаборатории, и любые ошибки и задержки в этой части лаборатории влияют на другие части. Улучшения своевременности взятия крови и снижения количества ошибок можно добиться с помощью принципов бережливого производства. Клинические лаборатории — это очень сложные, динамичные организации, которым всегда необходимо повышать качество тестирования и соблюдать строгие правила, пытаясь при этом снизить затраты. Очевидно, что необходимы фундаментальные изменения в методологии предоставления услуг, чтобы справиться со снижением возмещения расходов на здравоохранение.

В то же время удовлетворенность персонала лаборатории так же важна, как и удовлетворенность пациентов. Крайне важно вовлекать в этот процесс персонал всех уровней, чтобы добиться лучших результатов. Сотрудники нашей лаборатории, особенно те, кто работает в приемной, участвуют в подходе «Lean Team», чтобы лучше понять необходимость перемен. Их отзывы были положительными, что доказывает важность их участия на каждом этапе процесса бережливого производства.

После запуска и внедрения процесса бережливого производства во всей лаборатории наблюдалось значительное улучшение ТАТ. Сокращены шаги, чреватые медицинскими ошибками и связанные с потенциальным риском воздействия биологических опасностей. Есть и другие сообщения о принятии принципов бережливого производства, дающих желаемые результаты, включая сокращение операционных расходов и улучшение баланса между работой и личной жизнью для лабораторного персонала. Принципы бережливого производства можно даже использовать для совершенствования аналитических методов. В исследовании, направленном на улучшение анализа селена, подход LSS обеспечил более надежные результаты, значительно сократил время цикла и превосходные функции контроля. Damato19 применил LSS для уменьшения количества гемолитических образцов в центре неотложной помощи и снизил гемолиз с 9,8% до 0,88%.

Наше исследование имело некоторые ограничения. Наиболее важным является то, что это исследование проводилось в одном учреждении, и его результаты не могут быть распространены на другие клинические лаборатории с заметно отличающимися лабораторными процессами. Однако наши выводы и внедрение бережливого производства должны на определенном уровне представлять ценность для других лабораторий. Кроме того, мы не оценивали изменения в удовлетворенности пациентов в результате инициатив по улучшению процессов. Однако вполне вероятно, что сокращение времени ожидания и улучшение ТАТ повысят удовлетворенность пациентов. Наконец, определение экономической эффективности внедрения улучшений процесса вышло за рамки данного исследования.

В заключение, руководство лаборатории должно снизить затраты, повысить эффективность и повысить удовлетворенность пользователей, уделяя особое внимание качеству. После успешной реализации стратегии повышения качества все выбранные показатели эффективности продемонстрировали значительные улучшения и устойчивость в последующие 3 года. Кажется, не существует идеального решения или единой концепции, подходящей для всех клинических лабораторий, но каждая организационная модель оказывает различное воздействие в зависимости от различных типов отходов в процессе. Подход LSS нашел свое применение в секторе здравоохранения, и дополнительные исследования по этому вопросу позволят улучшить потоки процессов и обеспечить более эффективные и продуктивные услуги, что определенно повлияет на общий уход за пациентами.