Введение
Время выполнения работ (TAT) является одним из наиболее важных показателей эффективности работы лаборатории. Определение ТАТ различается в зависимости от учреждения и исследования. Лаборатории определяют ТАТ как время от «приема пробы» до «отчета о результатах» в целом, тогда как врачи определяют ТАТ как время от «заказа анализа» до «отчета о результатах». Ранее мы установили отправную точку ТАТ как время непосредственно перед кровопусканием.
Поскольку ТАТ напрямую связан с удовлетворенностью как пациентов, так и врачей, с 1998 года мы предоставляем «единое обслуживание (OSS)» для рутинных биохимических анализов, что позволяет пациентам прийти к врачу с результатами анализов в тот же день. Чтобы предоставить эту услугу, мы установили цель обеспечения качества, согласно которой более 90 % образцов OSS должны быть представлены в течение 60 минут с момента начала отбора проб до момента предоставления результатов.
Несмотря на то, что мы сократили ТАТ с помощью различных методов, ежегодное увеличение числа тестов привело к продлению ТАТ, в основном преаналитического ТАТ. Поскольку снижение преаналитического ТАТ очень сложно, мы разделили его на три подэтапа, чтобы оценить эффект задержки каждого этапа на преаналитическом этапе.
Для одновременной обработки большего количества образцов мы установили дополнительный автоанализатор AU5800 (Beckman Coulter Inc.), расширив его максимальную производительность. Несмотря на высокую производительность (2000 тестов/ч) автоанализатора AU5800, время ТАТ сократилось не так сильно, как мы ожидали. Поскольку более половины проб было собрано рано утром, в час пик пропускной способности все еще было недостаточно. Поскольку существует предел увеличения мощности, мы разработали систему мониторинга в реальном времени, чтобы максимизировать эффективность каждого автоанализатора. В этой системе пробы сортируются по времени, прошедшему после отбора проб, а задержанные пробы назначаются автоанализатору с наименьшей рабочей нагрузкой.
Целью данного исследования было оценить влияние внедрения дополнительного автоанализатора и системы мониторинга в реальном времени на OSS TAT.
Поскольку ТАТ напрямую связан с удовлетворенностью как пациентов, так и врачей, с 1998 года мы предоставляем «единое обслуживание (OSS)» для рутинных биохимических анализов, что позволяет пациентам прийти к врачу с результатами анализов в тот же день. Чтобы предоставить эту услугу, мы установили цель обеспечения качества, согласно которой более 90 % образцов OSS должны быть представлены в течение 60 минут с момента начала отбора проб до момента предоставления результатов.
Несмотря на то, что мы сократили ТАТ с помощью различных методов, ежегодное увеличение числа тестов привело к продлению ТАТ, в основном преаналитического ТАТ. Поскольку снижение преаналитического ТАТ очень сложно, мы разделили его на три подэтапа, чтобы оценить эффект задержки каждого этапа на преаналитическом этапе.
Для одновременной обработки большего количества образцов мы установили дополнительный автоанализатор AU5800 (Beckman Coulter Inc.), расширив его максимальную производительность. Несмотря на высокую производительность (2000 тестов/ч) автоанализатора AU5800, время ТАТ сократилось не так сильно, как мы ожидали. Поскольку более половины проб было собрано рано утром, в час пик пропускной способности все еще было недостаточно. Поскольку существует предел увеличения мощности, мы разработали систему мониторинга в реальном времени, чтобы максимизировать эффективность каждого автоанализатора. В этой системе пробы сортируются по времени, прошедшему после отбора проб, а задержанные пробы назначаются автоанализатору с наименьшей рабочей нагрузкой.
Целью данного исследования было оценить влияние внедрения дополнительного автоанализатора и системы мониторинга в реальном времени на OSS TAT.
Материалы и методы
2.1. Рабочий процесс амбулаторных рутинных биохимических анализов перед внедрением процессов улучшения ТАТ
Врачи-флеботомисты вызывали пациентов сдать кровь. Это время было записано как «время начала отбора проб» в лабораторной информационной системе (ЛИС). Кровь собирали, а затем записывали «время окончания отбора проб». Затем образцы переносились в лабораторию по пневматическим трубкам. Затем сортировщик проб считывал штрих-коды доставленных образцов и сортировал образцы по подразделениям лаборатории. Это время было записано как «время сортировки образца». Для получения сыворотки или плазмы образцы центрифугировали в течение 10 мин. Персонал лаборатории вручную снял крышку с пробирки и одновременно провел визуальный осмотр для проверки целостности пробы. Затем образцы без крышек вручную переносили в три автоанализатора AU5800. Автоанализаторы считывали штрих-коды непосредственно перед анализом, и это время записывалось как «время сканирования AU5800». После завершения анализа результаты вводились в ЛИС; этот момент времени был записан как «время ввода результата». Процесс автопроверки, включающий дельта-проверку, панику-проверку и проверку критических значений, был реализован через LIS. Если автоверификация была пройдена, результаты автоматически сообщались в информационную систему больницы (HIS). В противном случае результаты проверялись вручную перед публикацией. Момент времени, когда результаты были сообщены в HIS, был записан как «время отчета о результатах».
2.2. Новые стратегии улучшения ТАТ
В этом исследовании преаналитическая фаза была дополнительно разделена на время отбора проб (время начала отбора проб – время окончания отбора проб), время транспортировки (время окончания отбора проб – время сортировки пробы) и время подготовки пробы (время сортировки пробы – время сканирования автоанализатора). . Контрольные точки на каждом этапе показаны на схематической диаграмме (рис. 1).
Чтобы уменьшить перегрузку мощностей, в марте 2020 года в амбулаторной лаборатории был установлен дополнительный автоанализатор AU5800. Поскольку этого расширения мощностей было недостаточно для решения проблемы продления ТАТ, с сентября 2020 года была введена новая система мониторинга в реальном времени.
Во-первых, мы представили Automate™ 2500 (Beckman Coulter Inc.), который снимает крышки и загружает образцы на лоток автоанализатора. В это оборудование мы установили новый алгоритм сортировки. Благодаря этому алгоритму Automate™ 2500 теперь классифицирует образцы на группы, в которых временной интервал между «временем начала отбора проб» и «временем сканирования Automate™ 2500» превышает 45 минут, составляет от 35 до 45 минут или составляет менее 35 минут (рис. 2а). Во-вторых, мы разработали программное обеспечение для мониторинга квот AU5800, позволяющее равномерно распределять образцы по четырем AU5800 (рис. 2b). Благодаря этой системе персоналу лаборатории больше не нужно снимать крышки с образцов, и они могут переносить образцы с более высоким приоритетом в AU5800 с наименьшей рабочей нагрузкой. Поскольку пробы теперь автоматически открываются, целостность проб не проверяется визуально, а проверяется только автоанализаторами с использованием показателей сыворотки.
Обсуждение
Мы постоянно сокращали ТАТ посредством нескольких процессов реорганизации лаборатории.
В исследовании 2004 года OSS был внедрен для часто заказываемых лабораторных препаратов в амбулаторных клиниках, и образцы OSS тестировались преимущественно по сравнению с другими образцами. В результате 91,9% образцов OSS достигли целевого значения TAT 60 минут или меньше. 5 В исследовании 2009 года мы ввели новую систему LIS, разделив TAT на три этапа, чтобы мы могли определить этап, на котором происходят задержки в отчетности. В то время 98,0% рутинных химических тестов OSS соответствовали целевому значению TAT 60 минут или меньше. Однако по мере увеличения числа амбулаторных пациентов в декабре 2019 года только 78,5% рутинных биохимических тестов OSS имели продолжительность ТАТ 60 мин или менее при тех же условиях.
Среднесуточное количество больных увеличилось примерно в 1,4 раза с 8635 в 2007 году до 11 885 в 2019 году (данные не приводятся). Поскольку ресурсы и пространство лаборатории ограничены, а увеличение ТАТ напрямую связано с неудовлетворенностью пациентов, нам пришлось разработать пути повышения эффективности лабораторной работы.
В 1996 году Валенштейн сообщил, что основная причина повышения ТАТ находилась на преаналитической фазе 5, что согласовывалось с нашими результатами. В каждом периоде исследования на преаналитическую фазу приходилось 62,6%, 64,8% и 63,1% соответственно. Однако Пруса и др. сообщили об отсутствии или небольших изменениях в ТАТ, несмотря на несколько исследований по сокращению преаналитической фазы ТАТ. 6 Чтобы определить отсроченные этапы преаналитической фазы, они разделили преаналитическую фазу на «отбор проб – сгусток», «сгусток – центрифугирование» и «центрифугирование – нагрузка на инструменты», поскольку они улучшали ТАТ за счет сокращения времени свертывания образца. и время центрифугирования. В этом исследовании были протестированы образцы 100 здоровых людей, причем оператор непосредственно записывал время образования сгустка и центрифугирования. Однако в нашей лаборатории этот метод применить невозможно, поскольку ежедневно анализируется более 2000 проб. Вместо этого мы разделили преаналитический этап на основе каждой контрольной точки, которая автоматически записывается в LIS. Мы отметили, что время подготовки от сортировщика проб до автоанализатора составляло наибольшую долю ТАТ во все периоды исследования, за которым следовал аналитический этап. Это говорит о том, что эти два шага должны стать основными целями улучшения ТАТ.
По простым расчетам, дополнительный автоанализатор уменьшит аналитическую фазу ТАТ на 25%. Однако оно уменьшилось всего на 7,5% с 20,0 мин в периоде 1 до 18,5 мин в периоде 2. Далее мы обнаружили, что распределение времени подготовки было шире, чем на других этапах. Разница между минимальным и максимальным временем приготовления в периоде 2 составила ~60 мин (0,3–59,9 мин, данные не показаны). Это означает, что некоторые образцы поступают в автоанализатор сразу после выполнения кровопускания, тогда как некоторые образцы остаются бездействующими вне автоанализатора. Мы отметили, что большая часть амбулаторных проб концентрируется рано утром. За 2 месяца периода 3 общее количество образцов, полученных в нашем учреждении, составило 16 000 с 8:00 до 9:00 и 2000 с 16:00 до 17:00 (данные не показаны). По этой причине дополнительный автоанализатор оказался менее эффективным, чем ожидалось, и произошел огромный разрыв во времени подготовки. Чтобы устранить эту перегрузку, необходимо сначала обработать просроченные образцы, а квота для каждого автоанализатора должна быть одинаковой. Именно по этой причине мы разработали систему мониторинга в реальном времени. В этой системе пробы сортируются по времени, прошедшему после отбора проб, и распределяются в автоанализатор в зависимости от состояния загрузки каждого прибора. В результате ТАТ подготовительного этапа снизилась с 24,7 ± 5,4 мин во 2-м периоде до 21,7 ± 4,6 мин в 3-м периоде, в результате чего процент достижения целевого ТАТ увеличился с 82,6% до 88,7%.
Однако, несмотря на наши усилия, нам не удалось достичь цели в 90%. Мы считаем, что на преаналитическом этапе есть больше возможностей для улучшения. В этом исследовании время подготовки состоит из (1) времени предварительного центрифугирования, (2) времени центрифугирования, (3) времени снятия крышки с образца, (4) времени загрузки образца в автоанализаторы и (5) времени ожидания в автоанализаторах. Учитывая, что время подготовки в периоде 3 составляло 21,7 ± 4,6 мин, включая 10 мин времени центрифугирования и 150 с на декапирование 50 образцов с использованием Automate™ 2500, существовал потенциал улучшения за счет сокращения времени подготовки до ~9 мин. Учитывая, что система мониторинга в реальном времени была введена только в промежутке между шагами 3) и 4), упомянутыми выше, можно еще больше сократить TAT, если новая система будет расширена на все шаги, а не только на подэтапы. Андерсон и др. успешно сократил общий TAT, применив рабочий процесс «первым пришел — первым обслужен» (FIFO) с использованием как пневматической трубки Tempus600® (Sarstedt), так и роботизированной приемной системы GLP от Sysmex. 7 Поскольку в рамках этого рабочего процесса пробы обрабатываются одна за другой в режиме реального времени, все пробы анализируются своевременно. Хотя эта стратегия была очень эффективной, подобную систему нельзя было применить в нашей лаборатории, поскольку она требует полной реорганизации клинической лаборатории. Мы постарались улучшить ТАТ с минимальной модификацией рабочего процесса.
Несмотря на то, что наша новая система оказалась эффективной для сокращения времени ТАТ, результаты нашего исследования могут быть применимы не ко всем учреждениям, особенно к клиническим лабораториям, не предоставляющим OSS. Однако, поскольку OSS становится все более популярным в Корее, наши стратегии могут послужить примером для других клинических лабораторий.
В заключение был установлен дополнительный автоанализатор для снижения перегрузки мощностей, а также внедрена новая система для сортировки просроченных проб и равномерного распределения проб. Обе стратегии были эффективны в сокращении времени подготовки и ТАТ аналитической фазы, улучшая целевой показатель ТАТ с 78,5% до 88,8%. Если TAT будет эффективно сокращен с использованием таких новых стратегий, пациенты и врачи будут более удовлетворены оказанием медицинской помощи.
В исследовании 2004 года OSS был внедрен для часто заказываемых лабораторных препаратов в амбулаторных клиниках, и образцы OSS тестировались преимущественно по сравнению с другими образцами. В результате 91,9% образцов OSS достигли целевого значения TAT 60 минут или меньше. 5 В исследовании 2009 года мы ввели новую систему LIS, разделив TAT на три этапа, чтобы мы могли определить этап, на котором происходят задержки в отчетности. В то время 98,0% рутинных химических тестов OSS соответствовали целевому значению TAT 60 минут или меньше. Однако по мере увеличения числа амбулаторных пациентов в декабре 2019 года только 78,5% рутинных биохимических тестов OSS имели продолжительность ТАТ 60 мин или менее при тех же условиях.
Среднесуточное количество больных увеличилось примерно в 1,4 раза с 8635 в 2007 году до 11 885 в 2019 году (данные не приводятся). Поскольку ресурсы и пространство лаборатории ограничены, а увеличение ТАТ напрямую связано с неудовлетворенностью пациентов, нам пришлось разработать пути повышения эффективности лабораторной работы.
В 1996 году Валенштейн сообщил, что основная причина повышения ТАТ находилась на преаналитической фазе 5, что согласовывалось с нашими результатами. В каждом периоде исследования на преаналитическую фазу приходилось 62,6%, 64,8% и 63,1% соответственно. Однако Пруса и др. сообщили об отсутствии или небольших изменениях в ТАТ, несмотря на несколько исследований по сокращению преаналитической фазы ТАТ. 6 Чтобы определить отсроченные этапы преаналитической фазы, они разделили преаналитическую фазу на «отбор проб – сгусток», «сгусток – центрифугирование» и «центрифугирование – нагрузка на инструменты», поскольку они улучшали ТАТ за счет сокращения времени свертывания образца. и время центрифугирования. В этом исследовании были протестированы образцы 100 здоровых людей, причем оператор непосредственно записывал время образования сгустка и центрифугирования. Однако в нашей лаборатории этот метод применить невозможно, поскольку ежедневно анализируется более 2000 проб. Вместо этого мы разделили преаналитический этап на основе каждой контрольной точки, которая автоматически записывается в LIS. Мы отметили, что время подготовки от сортировщика проб до автоанализатора составляло наибольшую долю ТАТ во все периоды исследования, за которым следовал аналитический этап. Это говорит о том, что эти два шага должны стать основными целями улучшения ТАТ.
По простым расчетам, дополнительный автоанализатор уменьшит аналитическую фазу ТАТ на 25%. Однако оно уменьшилось всего на 7,5% с 20,0 мин в периоде 1 до 18,5 мин в периоде 2. Далее мы обнаружили, что распределение времени подготовки было шире, чем на других этапах. Разница между минимальным и максимальным временем приготовления в периоде 2 составила ~60 мин (0,3–59,9 мин, данные не показаны). Это означает, что некоторые образцы поступают в автоанализатор сразу после выполнения кровопускания, тогда как некоторые образцы остаются бездействующими вне автоанализатора. Мы отметили, что большая часть амбулаторных проб концентрируется рано утром. За 2 месяца периода 3 общее количество образцов, полученных в нашем учреждении, составило 16 000 с 8:00 до 9:00 и 2000 с 16:00 до 17:00 (данные не показаны). По этой причине дополнительный автоанализатор оказался менее эффективным, чем ожидалось, и произошел огромный разрыв во времени подготовки. Чтобы устранить эту перегрузку, необходимо сначала обработать просроченные образцы, а квота для каждого автоанализатора должна быть одинаковой. Именно по этой причине мы разработали систему мониторинга в реальном времени. В этой системе пробы сортируются по времени, прошедшему после отбора проб, и распределяются в автоанализатор в зависимости от состояния загрузки каждого прибора. В результате ТАТ подготовительного этапа снизилась с 24,7 ± 5,4 мин во 2-м периоде до 21,7 ± 4,6 мин в 3-м периоде, в результате чего процент достижения целевого ТАТ увеличился с 82,6% до 88,7%.
Однако, несмотря на наши усилия, нам не удалось достичь цели в 90%. Мы считаем, что на преаналитическом этапе есть больше возможностей для улучшения. В этом исследовании время подготовки состоит из (1) времени предварительного центрифугирования, (2) времени центрифугирования, (3) времени снятия крышки с образца, (4) времени загрузки образца в автоанализаторы и (5) времени ожидания в автоанализаторах. Учитывая, что время подготовки в периоде 3 составляло 21,7 ± 4,6 мин, включая 10 мин времени центрифугирования и 150 с на декапирование 50 образцов с использованием Automate™ 2500, существовал потенциал улучшения за счет сокращения времени подготовки до ~9 мин. Учитывая, что система мониторинга в реальном времени была введена только в промежутке между шагами 3) и 4), упомянутыми выше, можно еще больше сократить TAT, если новая система будет расширена на все шаги, а не только на подэтапы. Андерсон и др. успешно сократил общий TAT, применив рабочий процесс «первым пришел — первым обслужен» (FIFO) с использованием как пневматической трубки Tempus600® (Sarstedt), так и роботизированной приемной системы GLP от Sysmex. 7 Поскольку в рамках этого рабочего процесса пробы обрабатываются одна за другой в режиме реального времени, все пробы анализируются своевременно. Хотя эта стратегия была очень эффективной, подобную систему нельзя было применить в нашей лаборатории, поскольку она требует полной реорганизации клинической лаборатории. Мы постарались улучшить ТАТ с минимальной модификацией рабочего процесса.
Несмотря на то, что наша новая система оказалась эффективной для сокращения времени ТАТ, результаты нашего исследования могут быть применимы не ко всем учреждениям, особенно к клиническим лабораториям, не предоставляющим OSS. Однако, поскольку OSS становится все более популярным в Корее, наши стратегии могут послужить примером для других клинических лабораторий.
В заключение был установлен дополнительный автоанализатор для снижения перегрузки мощностей, а также внедрена новая система для сортировки просроченных проб и равномерного распределения проб. Обе стратегии были эффективны в сокращении времени подготовки и ТАТ аналитической фазы, улучшая целевой показатель ТАТ с 78,5% до 88,8%. Если TAT будет эффективно сокращен с использованием таких новых стратегий, пациенты и врачи будут более удовлетворены оказанием медицинской помощи.